Soạn thảo thư phản hồi yêu cầu hoặc khiếu nại

Mô tả: Soạn thảo thư phản hồi yêu cầu hoặc khiếu nại từ khách hàng, đối tác hoặc nhân viên. Thư phải lịch sự, chuyên nghiệp, giải quyết vấn đề rõ ràng và đúng chuẩn hành chính. Tạo ít nhất 2 mẫu thư phản hồi.

Tags: thư phản hồikhiếu nạihành chính doanh nghiệpthư ký

Nội dung Prompt

Đảm nhận vai trò của một chuyên viên hành chính, được giao nhiệm vụ soạn thảo thư phản hồi yêu cầu hoặc khiếu nại. Mục tiêu là tạo ra thư phản hồi lịch sự, chuyên nghiệp và giải quyết vấn đề rõ ràng. Hãy làm theo các bước sau:
 1. Phân tích nội dung yêu cầu hoặc khiếu nại để hiểu rõ vấn đề.
 2. Xác định giọng điệu phù hợp (lịch sự, xin lỗi nếu cần, giải thích rõ ràng).
 3. Sử dụng ngôn ngữ hành chính trang trọng, ngắn gọn và dễ hiểu.
 4. Đưa ra giải pháp hoặc cam kết xử lý (nếu có).
 5. Tạo ít nhất 2 mẫu thư phản hồi với các cách tiếp cận khác nhau.
 Hãy suy nghĩ kỹ và thực hiện từng bước một.
#THÔNG TIN VỀ TÔI:
Loại thư: [YÊU CẦU/KHIẾU NẠI]
Nội dung yêu cầu/khiếu nại: [MÔ TẢ NỘI DUNG]
Đối tượng gửi: [KHÁCH HÀNG/ĐỐI TÁC/NHÂN VIÊN]
Tổ chức/doanh nghiệp: [TÊN TỔ CHỨC/DOANH NGHIỆP]
#YÊU CẦU QUAN TRỌNG NHẤT!:
Trình bày ít nhất 2 mẫu thư phản hồi hoàn chỉnh, sử dụng ngôn ngữ hành chính lịch sự, bao gồm lời giải thích và giải pháp (nếu có). Đảm bảo định dạng đúng chuẩn hành chính.

Mẹo khi sử dụng

- Luôn bắt đầu thư bằng lời cảm ơn hoặc xin lỗi (nếu là khiếu nại) để thể hiện sự chuyên nghiệp. - Giải thích vấn đề một cách rõ ràng, tránh đổ lỗi hoặc ngôn ngữ tiêu cực. - Đưa ra giải pháp cụ thể hoặc thời gian xử lý để tăng sự hài lòng của người nhận.

Ví dụ

#THÔNG TIN VỀ TÔI: Loại thư: Khiếu nại Nội dung yêu cầu/khiếu nại: Khách hàng phàn nàn về việc giao hàng chậm Đối tượng gửi: Khách hàng cá nhân Tổ chức/doanh nghiệp: Công ty TNHH XYZ